Un buzón Catch-All es una dirección de correo electrónico que recibe todos los mensajes enviados a direcciones no válidas o inexistentes de un mismo dominio. Por ejemplo, si tu dirección de correo es juan@ejemplo.com y alguien te envía un mensaje a juan@ejempl.com por error, ese mensaje no se perderá sino que llegará al buzón Catch-All que hayas configurado.
Esta función puede ser muy útil para evitar perder información importante por errores tipográficos o de escritura en las direcciones de correo. Sin embargo, Microsoft no la ofrece directamente en Office 365, ya que podría facilitar el envío de spam o sobrecargar los sistemas de correo.
Afortunadamente, hay una forma de crear un buzón Catch-All en Office 365 usando tres características simples: un grupo de distribución dinámico, un buzón compartido y una regla de transporte de Exchange Online. A continuación te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
Paso 1: Crear un grupo de distribución dinámico
El primer paso consiste en crear un grupo de distribución dinámico que contenga todas las direcciones de correo electrónico de tu organización que reciben mensajes de dominios externos. Para ello, sigue estos pasos:
- Accede al portal de Office 365 > Mostrar todo > Exchange.
- Haz clic en Exchange y se te redirigirá al panel de administración de Exchange.
- En el panel Exchange, selecciona Destinatarios > Grupos.
- Busca un signo + en un menú desplegable Nuevo grupo de Office 365 y selecciona Grupo de distribución dinámica.
- Se abrirá un nuevo campo que requerirá que ingreses algunos detalles. La información obligatoria es el nombre para mostrar y el alias y los miembros. Puedes utilizar el mismo nombre para los dos primeros.
- En la sección Miembros, haz clic en Agregar regla y selecciona El destinatario es externo o interno > Externo.
- Haz clic en Guardar para crear el grupo.
Paso 2: Crear un buzón compartido
El segundo paso consiste en crear un buzón compartido que será el destinatario del buzón Catch-All. Para ello, sigue estos pasos:
- En el panel Exchange, selecciona Destinatarios > Buzones compartidos.
- Haz clic en el signo + y se abrirá una nueva ventana.
- Ingresa la información requerida, como el nombre para mostrar, el alias y la dirección de correo electrónico del buzón compartido. Puedes usar el mismo nombre que usaste para el grupo de distribución dinámico.
- Haz clic en Agregar usuarios y selecciona los usuarios que quieras que tengan acceso al buzón compartido.
- Haz clic en Guardar para crear el buzón.
Paso 3: Crear una regla de transporte de Exchange Online
El último paso consiste en crear una regla de transporte de Exchange Online que sea la responsable de implementar los términos en los que opera el buzón Catch-All. Para ello, sigue estos pasos:
- En el panel Exchange, selecciona Flujo de correo > Reglas.
- Haz clic en el signo + y selecciona Crear una nueva regla…
- Se abrirá una nueva ventana donde podrás configurar la regla. Ingresa un nombre para la regla, como Buzón Catch-All.
- En la sección Aplicar esta regla si…, haz clic en El destinatario no existe.
- En la sección Hacer lo siguiente…, haz clic en Redirigir el mensaje a… > Agregar destinatarios…
- Selecciona el buzón compartido que creaste en el paso anterior y haz clic en Aceptar.
- Haz clic en Guardar para crear la regla.
Con estos pasos, habrás creado un buzón Catch-All en Office 365 que recibirá todos los mensajes enviados a direcciones no válidas o inexistentes de tu dominio. Recuerda que esta función solo funciona para los correos electrónicos enviados desde dominios externos y que puede aumentar el riesgo de recibir spam o correos no deseados.
Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad y que hayas podido crear tu buzón Catch-All en Office 365 sin problemas. Si tienes alguna duda o comentario, no dudes en contactarnos.